Mail

Le mail existe

Ne l'utilisez pas si vous voulez

  • Passer une à deux heures au téléphone à la recherche d'un correspondant sans résultat (et en sortir frustré(e)).
  • Trouver une bonne raison (par exemple, impossibilité de le joindre au téléphone) pour ne pas prévenir quelqu'un de quelque chose qui le concerne directement.
  • Ralentir à tout prix une opération en utilisant de préférence le courrier normal.
  • Passer 10 coups de téléphone pour dire la même chose à 10 correspondants, tous utilisateurs du courrier électronique.
  • Pouvoir vous plaindre du manque de circulation des informations.

Utilisez-le pour

  • Montrer que vous savez vous en servir.
  • Faire connaître à tout le site, voire à toute l'entreprise ce qui en fait n'intéresse que quelques-uns.
  • Passer des petites annonces pour vendre votre vieille voiture ou chercher une machine à laver.
  • Envoyer un fichier .DOC de 300 Ko aux 300 personnes sur le campus au lieu de leur dire simplement que s'ils sont intéressés, il peuvent jeter un œil sur une page web ou télécharger un fichier pdf à partir de votre site. Ca génère 90 Mo de trafic sur le réseau, et donne à tous de bonnes raisons de se plaindre de la “lenteur du réseau”, mais “au moins, on est sûr que tout le monde le reçoit” !!!

Quelques règles de base

Tout comme pour le courrier traditionnel, le mail a ses règles, dictées pour une grande part par le bon sens, mais aussi par quelques conventions d'usage.

  • Bien entendu, la politesse est de mise.
  • On doit n'écrire dans un mail que ce qu'on dirait sans hésitation en direct au correspondant.
  • Eviter d'écrire en majuscules, cela équivaut à hurler dans les oreilles du correspondant.
  • Essayer de “cibler” les correspondants. Si seule une catégorie de personnes dans l'entreprise est concernée, ce n'est pas une bonne idée que d'importuner 200 personnes supplémentaires avec un message qui ne les intéresse en aucune manière. (c'est en fait la meilleure manière de lasser ces personnes “à priori”). Il est toujours possible de créer un alias sur mesure.
  • L'utilisation de fichiers attachés est très pratique, mais ce n'est pas une raison pour en abuser. Par exemple, un questionnaire peut très bien être mis en place dans le corps du message, ce qui facilite la réponse directe du correspondant, sans obliger celui-ci à ouvrir un fichier attaché, le compléter, puis le renvoyer en tant que fichier attaché à son tour.
  • Une autre solution consiste à demander à votre webmaster de créer un formulaire sur votre site web. Le bouton “Envoyer” vous fera parvenir directement le résultat par mail. Cette manière de faire reste très souple pour le correspondant, puisqu'elle ne fera pas appel à un logiciel de traitement de texte particulier, mais simplement à un navigateur standard. Le remplissage peut même en être allégé à l'aide de cases à cocher ou autre menu déroulant. Elle assure en outre une meilleure pérennité du formulaire si celui-ci doit être maintenu à disposition pendant un certain temps.
  • Quand l'utilisation d'un fichier attaché est indispensable, choisir avec soin le format du fichier que l'on envoie. Ajouter dans le message que ce fichier a été créé avec “Micro-bidule version 257bis” n'est d'aucune aide si votre correspondant n'a pas le logiciel en question.

Il faut donc utiliser autant que faire se peut des formats plus “normalisés” (voir fichiers).

Un à-priori ?

Dans le domaine du mail comme dans beaucoup d'autres, les à-priori sont à éviter.
Il arrive assez souvent de recevoir un “retour” après avoir envoyé un message électronique.
Il y a un côté frustrant à ces retours, et la réaction classique (silencieuse, mais réelle) est: “Ca ne vient pas de moi, ça ne peut pas venir de moi ! ”.
Ce qui vient immédiatement après est “le système informatique est défaillant”, autrement dit “Quelque chose ne fonctionne pas dans notre informatique”.
Quand on a la notion de “serveur”, on va jusqu'à dire: “Notre serveur ne fonctionne pas”.
Mais la plupart du temps, nos connaissances ne vont guère plus loin.

Quand une adresse e-mail fonctionne, ce n'est pas une fois oui, une fois non.
Si elle cesse de fonctionner, c'est qu'on l'a changée ou que l'un des serveurs de la chaîne de distribution est en panne.

Essayons de faire la part des choses.

Avant tout, il faut bien admettre que les machines réagissent aux données que les humains leur fournissent. L'intervention humaine est une des causes essentielles de pannes ou d'erreurs dans les systèmes informatiques (entre autres).
Le mail ne fait pas exception. Un caractère erroné dans une adresse e-mail, et le message ne peut pas être acheminé.

Comment un message électronique est-il acheminé ?

  • Après composition, le message est envoyé vers une machine (serveur SMTP) qui va analyser partiellement l'adresse, puis envoyer le message vers le serveur de réception du domaine destinataire, souvent par l'intermédiaire de plusieurs ordinateurs en relais.
  • Ce serveur de réception analyse à son tour une autre partie de l'adresse, ce qui lui permet de faire parvenir le message à sa destination finale.

Quel que soit le maillon considéré, si une machine reconnait qu'il lui est impossible de transmettre plus loin, elle génère un message de retour vers l'envoyeur expliquant les raisons de l'abandon de la procédure.
Les raisons essentielles dans ce cas sont :

  • Destinataire inconnu (le nom de l'utilisateur est mal orthographié, ou l'utilisateur a résilié son compte, ou n'a pas de compte dans le domaine spécifié).
  • Le compte mail du destinataire est plein, et le serveur d'arrivée refuse le message supplémentaire.
  • Domaine inconnu (le domaine n'existe pas, ou il a été mal orthographié).
  • L'adresse n'a pas une structure correcte (nom@domaine). Il peut s'agir d'un caractère interdit (espace, par exemple) inséré quelque part dans l'adresse.

Si l'un des maillons de la chaîne de distribution est momentanément défaillant, le problème est également signalé à l'envoyeur, et généralement le message est mis en attente pendant plusieurs heures aux fins de distribution ultérieure. Dans ce cas, la durée pendant laquelle on essaiera de transmettre le message est indiquée dans le message de retour.

Donc, dans la majorité des cas, il suffit de lire attentivement le message de retour pour savoir ce qui ne va pas, et pour éviter d'émettre des hypothèses souvent assez fantaisistes. Si toutefois aucun message de retour ne vous parvient, il y a gros à parier que votre message est parvenu à destination, mais a été supprimé par inadvertance (évitons de penser “intentionnellement”).

divers/informatique/mail.txt · Dernière modification: 28/07/2019/ 20:38 (modification externe)